探す手間を減らしませんか？
こんにちは！マーケティング営業部 福岡営業所の緒方です。
私の住む九州は、比較的過ごしやすかった今年の冬ですが、それも終わり、桜咲く季節が到来し、めっきり春らしくなりました。
例年、この時期は、新年度を迎える訳ですが、新年度を機に何か新しいことにチャレンジしようとか、きちんとしようとか、いろいろ考える節目ではないでしょうか。今年は4月からの新年度に加え、いよいよ5月からは新元号のスタートです。つまり2度の節目を迎えることになります。4月からのチャレンジスタートが切れなかった方は、新元号から、あるいは、長いお休み明けの5月7日から何かのスタートを切るというのもいいかもしれません。
つい先日のことですが、ある書類探しに奔走していました。机の書類フォルダの中、机上のクリアファイル、もしかすると、スキャンしてるかも？と思ってPCの中をいろいろ探しても結局見つかりません。絶対必要という類の書類ではなかったのですが、なんだか悔しいです。物理的な書類もそうですが、電子ファイル…EXCEL・WORD・PDF等も、あちこちに保存してると、結構探すのに時間がかかったりします。挙句の果てに、いつの間にか削除してたりした経験は皆さまもあるのではないでしょうか？
こんな時、司法書士の先生方であれば“権”の「連絡書類」を利用して、必要な電子データをどんどん保管することができます。あらかじめ用意されてある雛型を利用すればそのまま初期値の名前でその案件内に保管されるので、
１．書類名を何にしようか？
２．どこのフォルダに保存しようか？
などいちいち考える必要がありません。もちろんもっとわかりやすく後から分類を作成したり、書類名を変更することはできますが、まずは該当の案件の中に格納されるので、どこに保存したか？など悩む必要はありません。
書類データもスキャンして、この「連絡書類」に取り込んでおけば、書類は仮に破棄しても後から確認するだけであれば、問題ない訳です。
名前をつけて的確な場所に的確なフォルダを作成して分類して保存する…この行為も積み重なると、結構なストレスになります。自分なりのルールを決めなければいけないし、ルールがないと検索をかける範囲も膨大になってきます。なので、結構デスクトップ上にいろんなファイルがいっぱいになってる方も多いのではないでしょうか？後から片づけようと思っていて、片づける前に、また次のファイルがたまってしまったり…。
そろそろ探し物のストレスから解放されたいですよね！「働き方改革」もスタートしました。もっと作業を効率化しましょう！必要な情報はいつでも引き出せるように、「メモ」に残しましょう。例えば、あるキーワードを “権”の案件のメモに残すのもいいし、行動記録として「ノート」にメモを残してもいいでしょう。どちらに残しても、後からそのキーワードから案件を検索できます。“権”をもっと活用して、探す手間を短縮して、皆様方本来の考える時間、行動する時間や楽しむ時間をもっと増やしていきましょう！
