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2024年2月 9日 (金)

定款認証の新しい取り組み(定款認証の48時間処理)

 こんにちは、ブログ編集チームです。
 今回は先月より開始となりました定款認証の新しい取り組みについてご紹介いたします。
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本記事のポイント
定款作成支援ツールで作成した定款は48時間以内に認証が完了(東京・福岡管轄)!
●定款作成支援ツールでは定款以外の添付書類も作成可能!
定款作成支援ツールは司法書士など代理人も使用可能!
委任状は書面でも問題なし!(2月1日から)
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 2024年1月10日(水)から、日本公証人連合会が提供する「定款作成支援ツール」で作成した定款を利用した場合、48時間以内に定款認証手続を完了させる「特別処理」の試行運用が開始されました。公証役場に必要な書類がメールで到達してから48時間以内に定款認証が完了することにより、スピーディーに会社を設立したいという依頼者様からのニーズにお応えすることができるようになります。また、「定款作成支援ツール」では定款案だけでなく、実質的支配者申告書、委任状、特別処理申請書も一緒に作成することができますので、司法書士の先生方にとっても必要な添付書類をミスなくさっと作成できるというメリットがあります。

 まず、48時間処理を利用するためには以下の5つの条件を満たす必要があります。
①東京都または福岡県に本店をおく株式会社の設立で、東京都または福岡県の公証役場において定款認証の嘱託をする場合
②「定款作成支援ツール」(または日本公証人連合会の許可を得た民間サービス)で作成した定款であること
③発起人が3名以下の自然人であること
④定款作成者が定款にマイナンバーカードの署名用電子証明書を利用した電子署名をしていること※弁護士、司法書士、行政書士の先生方が代理人として定款作成した場合は電子公証制度で利用可能な電子署名で差し支えないということなので、普段の定款認証で使用している電子証明書での電子署名でOKです。
⑤公証人に特別処理(48時間処理)によることを希望する旨の申請書を提供すること

 東京か福岡で小規模の株式会社の設立の場合に、「定款支援作成ツール」で作成した定款に特別処理申請書を添付するだけ、ということなので、利用できるケースは結構ありそうですね!

 手続きも以下のとおりの流れとなりますので、「定款作成支援ツール」以外は普段の定款認証と大きく流れは変わりません。
①「定款作成支援ツール」をダウンロード
②「定款作成支援ツール」に必要事項を入力
③データ保存(PDF変換)
④定款・委任状へ電子押印(委任状は書面に印刷し実印で押印することも可能)
⑤公証役場に必要書類をメール送信し、事前チェックを受ける
⑥公証役場から連絡がくるのでオンラインでの正式申請、面前審査の予約、手数料の支払い
⑦ウェブ会議または公証役場で面前審査(書面委任状の場合は持参)
⑧定款の認証手続き完了
 不備がなければ⑤のメールを公証役場で受信してから48時間以内に認証まで完了するので、株式会社の設立がしやすくなりますね。メール送信する必要書類は、電子署名済み定款/電子署名済み委任状(書面の場合は押印の上印鑑証明書を添付して提出が必要です。)/実質的支配者申告書/特別処理申請書/発起人全員のマイナンバーカード等の身分証明書の画像/代理人の身分証明書の画像の6点です。
 
 さて、肝心の「定款作成支援ツール」ですが、発起人1名用と発起人3名以下用に分かれています。前者は発起人が1名のみの小規模でシンプルな会社、後者は選択項目や定款記載事項がやや多く発起人が3名以内の場合に対応しているものとのことです。日本公証人連合会のホームページからダウンロードして解凍すれば使用できますので、面倒な設定などは必要ありません。
 入力も水色になっている入力箇所にどんどん必要な情報を入力していきます。入力が終わると水色から白色になるので、未入力箇所が一目でわかってわかりやすいなと思いました。まずは「①基本情報シート」に発起人の情報などを入力していきます。

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 この入力項目は発起人情報以外に、出資額や商号、公告方法、発行可能株式総数、設立時発行株式総数、取締役の任期、事業年度の開始月、会社の目的とシンプルなので、ものの数分で入力が終わり、所定のキーを押すと「②定款」シートに定款が完成しました。

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 定款の確認をして所定のキーを押した後は、続いて「③実質的支配者入力」シートにうつります。発起人の氏名・住所は「①基本情報入力シート」から入力されており、プルダウンの項目もあるので、こちらの入力もすぐに終わりました。

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 この入力が終わると「④実質的支配者申告書」「⑤委任状」は自動で作成されているので、最後に「⑥特別処理申請書」の未入力事項を入力し、所定のキーを押します。すると下記のような画面が表示され、操作が完了となりました。

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 必要な書類がPDFファイルで保存されています。定款には司法書士の先生の電子署名をして、委任状はこのままPDFファイルに電子署名してもらうことも、書面に印刷をして押印をもらうこともできますね。2月1日からは書面の委任状であっても48時間処理を利用することができるようになりましたので、依頼者様と面談で必要事項を聞き取りつつ、「定款作成支援ツール」に情報入力をしていき、各種書類を作成。そのまま内容確認をしてもらい、委任状が書面の場合はその場で押印してもらい、その場で公証役場に必要な書類をメール送信ということができます。定款認証の手続き自体はもちろんのこと、その事前準備段階もスピーディーにできる印象です。
 株式会社の定款認証完了までが48時間以内とはやく終わることにより、株式会社設立のハードルが下がり、今後より経済が活性化されるのではないかと思います。また、できるだけはやく株式会社を設立したいと思う起業家の方々のニーズにも応えられることから、ぜひご活用いただきたい新しい取り組みのご紹介でした。
 詳細・「定款作成支援ツール」のダウンロードは日本公証人連合会のホームページをご覧ください。
 公証人連合会の「定款認証の48時間処理利用マニュアル」には「定款支援作成ツール」の画面なども載っており、とてもわかりやすいのでこちらもご覧ください。

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